Корпоративна електронна пошта – це e-mail сервіс Вашої компанії, на який можна приймати і з якого можна відправляти електронні поштові повідомлення, обмінюватися вкладеними файлами.
Головною відмінністю корпоративної пошти від приватної електронної пошти є те, що в адресах користувачів після символу “@” мають адресу Вашого корпоративного сайту, наприклад: [email protected]
Навіщо потрібна корпоративна пошта бізнесу?
Дійсно, в XXI столітті безліч великих компаній, таких як Google, Яндекс, Bigmir, Ukr.net та інші пропонують на абсолютно безкоштовній основі свої поштові сервіси досить високої якості і з високим рівнем безпеки та СПАМ-фільтрами.
У кожного користувача інтернету є своя електронна скринька, тому при прийомі на роботу співробітника можна запропонувати йому використовувати її для ділового листування, чому б і ні.
Але в такому випадку є ризик, що клієнти або підрядники будуть отримувати від імені Вашої компанії робочі листи від відправника: [email protected] або [email protected] або ще більш дивних адрес.
При цьому навіть якщо адреса пошти більш нейтральна (наприклад, [email protected]), в діловому листуванні – це також небажано.
Якщо необхідно написати якийсь гарантійний лист, то з адресою безкоштовного сервісу воно не буде сприйнято належним чином, не матиме жодної ваги. На відміну від ситуації, коли такий лист приходить з корпоративної адреси, де фігурує домен Вашого корпоративного сайту.
При використанні особистих e-mail адрес:
- вся база контактів клієнтів і/або підрядників автоматично збережеться в контактах особистої пошти Вашого співробітника і “піде” з Вашої компанії разом з ним.
- контроль робочого листування буде утруднений або взагалі неможливий.
- у разі хвороби або звільнення співробітника, передача комунікації з контрагентами також буде утруднена або неможлива.
Таким чином очевидно, що використання корпоративної пошти для ділового листування з контрагентами обов’язкове для будь-якого бізнесу.
Як зробити корпоративну пошту на домені компанії?
Для того щоб налаштувати корпоративну пошту на своєму домені, необхідно наступне:
- власне домен
- сервер, на якому зберігатиметься все листування і працюватиме поштова програма
- поштова програма, через яку власне, можна буде вести листування.
Існує декілька способів:
- Власний сервер – це досить традиційний спосіб, який використовували компанії у 00-х і 10-х роках. Це коли в офісі виділялася ціла кімната під назвою “Серверна”, в якій розміщувалося дороге обладнання, а для управління цим обладнанням наймався окремий співробітник – системний адміністратор, завданням якого було забезпечення коректної роботи довіреного сервера. Як видно з опису, спосіб досить дорогий, на сьогоднішній день існує велика кількість альтернатив.
- Оренда хмарного сервера. Ця послуга – це, власне, оренда частини потужностей, описаного вище обладнання і частини робочого часу системних адміністраторів, за рахунок чого компанія може суттєво економити. Для організації корпоративної пошти від власника домену вимагається тільки вибрати тарифний план компанії, яка надає цю послугу, і підключити домен до цього сервера через відповідні налаштування домену.
- Використання поштової програми на хостингу сайту. Досить часто хостинг-провайдери, що надають хостинг для корпоративних сайтів, надають опцію пошти. Зазвичай це безкоштовно, але як правило обсяг дискового простору не великий, що не дозволяє зберігати листування, а поштові програми можуть бути досить застарілими. Таке рішення підходить для маленьких компаній від 1-5 осіб.
-
Сервіси Gmail і Яндекс. Так, Gmail і ЯндексПошта пропонують послуги підключення домену свого сайту до їх поштових систем. На мою думку, це найбільш оптимальний варіант організації корпоративної пошти на своєму домені.
Google і Яндекс – це компанії з багатомільярдною капіталізацією, що дозволяє їм використовувати найсучасніші технології і наймати в свій штат найкращих фахівців.Логічно припустити, що їх IT-продукти є найякіснішими: поштові програми найсучаснішими, а сервери найбільш надійними.
Більш того, ЯндексПошта надає до 500 поштових скриньок у домені свого сайту безкоштовно! На жаль, продукти цієї компанії заборонені в Україні.
Що стосується Gmail, то умови надання їх сервісу – 5 доларів за один акаунт на місяць або 50 доларів на рік. Не дуже великі гроші, але якщо поштових скриньок потрібно більше, це може вилитися в суттєві витрати.
Одним з мінусів цього рішення є те, що ці компанії навіть не приховують, що індексують e-mail листування своїх користувачів, у тому числі і корпоративних.
Тому, якщо сфера вашого бізнесу пов’язана з супер секретними комерційними таємницями, то використання цих сервісів не бажане і для Вашої компанії підійде тільки 1-й варіант – власний корпоративний сервер.
У цій статті я вирішив не вдаватися в технічні подробиці SMTP IMAP – серверів і MX-записів доменів (цієї інформації чимало в інтернеті), а розглянути просто можливі варіанти найбільш оптимальної організації корпоративної пошти.
Що стосується нашої компанії BUSINESSSITE, то ми використовуємо тільки одну єдину поштову скриньку – це дуже зручно для наших клієнтів, так як їм немає необхідності замислюватися, на яку адресу їм слід написати з того чи іншого питання.
Розподіл листів серед співробітників відбувається через CRM-систему, яка залежно від адресата, повідомляє про отримання листа відповідного співробітника, за яким закріплений клієнт.
Крім зручності для клієнтів, це також дозволяє повністю контролювати робоче листування, а у разі звільнення співробітника, він просто відключається від CRM і втрачає доступ до пошти, а його листування зберігається і новий співробітник може дуже швидко увійти в курс усіх справ по тому чи іншому клієнту.
Тема про налаштування пошти і CRM-системи дуже велика і, можливо, потребує окремої статті.
Ну, а цією статтею, сподіваюся мені вдалося розкрити питання: як все ж можна налаштувати корпоративну пошту на домені свого сайту.
Оцініть статтю:
